Vid årsskiftet tillträder professor Eva Åkesson som rektor vid Uppsala universitet. Hon antar då en stor utmaning som går ut på att försöka styra en mycket brokig skara lärare, forskare och administratörer. Därutöver måste den nya rektorn försöka ta kontroll över en ny klass av makthavare: styrsystemsentreprenörerna. Dessa tycks i dag driva på en okontrollerad ökning av universitetets kostnader för administration, vilket i sin tur urholkar resurserna för utbildning och forskning. Hur ska Uppsala universitet återta styrningen av sina styrsystem?

Någonstans under 90-talet när förvaltningen datoriserades växte denna nya skara av entreprenörer upp som svampar ur jorden. De utgav sig för att kunna köpa och sälja styrsystem som skulle göra universitet effektivt, modernt och konkurrenskraftigt. Intentionerna var goda och vi håller med om att driften av ett modernt universitet kräver en del avancerade styrsystem. Men någonstans gick det snett.

Under de senaste åren tycks den administrativa toppstyrningen ha ökat och de som utvecklar styrsystem har tappat kontakten med användare och verkligheten på institutionerna. Styrsystemsentreprenörerna tycks ha blivit en egen klass av makthavare inom universitetet som nu har samlat på sig en enorm arsenal.

Vi syftar på alla de programvaror som kopplar ihop användare och administratörer över hela universitetet. Institutionernas administratörer, lärare och forskare måste i dag veta hur man hanterar mjukvaror som till exempel Primula (personalsystem), Tur och Retur (reseräkningar), Raindance (ekonomi), UU+ (budget), Edgar (rekrytering), W3D3 (diarie), KDB (kontrakt), UpDok (studiedokumentation), Time Edit (lokaler), AKKA (katalogadministration), PingPong (kursadministration), Opus (referenser), Selma (kurswebb), Studentportalen och så vidare.

Allt vore bra om styrsystemen effektiviserade arbetet, sänkte förvaltningskostnaderna och skapade en bättre arbetsmiljö. Verkligheten ser tyvärr annorlunda ut.

Många av dessa system upplevs som användarfientliga. Vissa av dem har anmälts till våra fackombud som arbetsmiljöfara. De omfattande resurser som läggs på upphandling av nya system, matchas inte av ett lika stort intresse för underhåll och support. Dessutom har det visat sig att ett flertal av dessa system inte kan tala med varandra och därför uteblir många av de eftersträvade samordningseffekterna. Sammantaget har systemen skapat mycket stress och ohälsa på våra arbetsplatser samtidigt som de är kostsamma.

Under senare år tycks kostnaderna just för den centrala förvaltningen som betalar systemen öka kraftigt. Vi menar att styrsystemen är en viktig orsak. Universitets verksamhetsplaner är svåra att jämföra över åren och de medger inte en detaljerad granskning av alla inköp.

Men vi kan till exempel se att i den nya verksamhetsplanen så hoppar de så kallade universitetsgemensamma kostnaderna kraftig, med omkring 6 procent, eller drygt 22 miljoner kronor. En av orsakerna: notan för KIWI (ett program för gemensamma webblösningar) och InfoGlue (ett universitetsgemensamt webbverktyg) ska betalas.

Många administratörer på institutionerna häpnar över dessa siffror då de upplever att den centrala förvaltningen hela tiden delegerar ner administrativa åtaganden till institutionerna. Vi tror att satsningarna på centrala styrsystem är en viktig orsak till att dagens ekvation inte går ihop. Centralt placerade administratörer vi har haft kontakt med vittnar om att styrsystemen är för krångliga och dyra, och att det inte finns tid och resurser för att få den egna kärnverksamheten att fungera bra. Så det är många som upplever sig som förlorare - förutom styrsystemsentreprenörerna så klart.

Nyligen framförde ett antal prefekter kritik till universitetsledningen där missförhållanden som dessa påpekades. Vi upplever att kritiken delvis har tagits på allvar men samtidigt svarar förvaltningen genom att handla upp ytterligare ett nytt styrsystem, ”Elin”. Elin ska övervaka inköpen vid institutionerna. Prislappen hamnar på över åtta miljoner kronor. Kanske Elin visar sig bli ett mycket väl fungerande styrsystem som sparar in pengar åt alla. Men när vi tänker på hur dåligt många av Elins kamrater i systemparken fungerar så blir vi oroliga.

Det enda vi vet säkert är att kostnaderna för den centrala förvaltningen fortsätter öka och därmed sänks kvaliteten på undervisningen. Och Uppsala universitet får det allt svårare att konkurrera mot andra universitet om anslag eftersom vi har så höga uttag av administrativa kostnader.

Vår bistra slutsats är att drömmen om ett väloljat och centralstyrt universitet håller på att gå i kras. Vi måste emellertid själva ta ansvar för vår egen skapelse och återta styrningen över styrsystemen. Vi vill därför lämna följande rekommendationer:

1. Uppsala universitet bör inleda en sanering av styrsystemen. Släng ut de som inte fungerar. Lyssna mer på användare och mindre på upphandlare och säljare.

2. Upphandla inte, och sjösätt inga, nya system förrän nuvarande system fungerar bra.

3. Inför inga centrala styrsystem för uppgifter som lika effektivt kan lösas på en lägre nivå inom organisationen.

Vi förordar därmed en decentraliserad förvaltningsmodell. Den behöver inte på något sätt komma i konflikt med visionerna om ett modernt och forskningsledande universitet. Vi tror snarare att det är tvärtom. Alltför ambitiösa försök att styra delar av verksamheten med centraliserade instrument har misslyckats och istället givit upphov till kvävande effekter med negativa inverkningar på vår forskningsmiljö och individernas initiativkraft.

Universitetet består som sagt av en brokig skara institutioner och individer. Självfallet ska vi inte skapa helt autonoma enheter. Men frihet bör ges till de som har kompetens och kan bete sig ansvarsfullt. Då kan också kreativiteten få syre. Men då måste makten först vridas ur händerna på styrsystemsentreprenörerna. Frågan är om Eva Åkesson är beredd att göra det.

Sten Widmalm

Åsa Constanda

Christer Karlsson

Jörgen Hermansson

statsvetenskapliga institutionen, Uppsala universitet

UNT 27/11 2011