Den offentliga verksamheten har uppenbara problem att skapa attraktiva arbetsplatser. Konsekvenserna gör det svårt att attrahera kompetenta chefer och medarbetare. Stat, kommun och landsting påverkar i hög grad Sveriges möjlighet att fortsätta att utvecklas och utveckla. Då är det avgörande att kompetenta individer attraheras och vill arbeta i dessa organisationer. Attraktiva arbetsplatser präglas av ledarskap där chefer och medarbetare arbetar i harmoni mot tydliga, kommunicerade och förstådda mål och ambitioner. Det kommer att vara den största utmaningen för offentlig sektor framöver.
”Det tog ledningen 6 månader att ta fram den nya strategin. Det tog organisationen 20 minuter att missförstå den”. Det kanske känns igen.
Det vi nu ser inom Polisen är exempel på hur fel det kan bli när kommunikation och genomförande fallerar. Grundfelen är att några få som haft gott om tid att tänka, beslutar om en omorganisationsförändring och nya rutiner utan att inse att de som ska göra jobbet inte ser samma bild.
Bara de som inget har att förlora är genuint för förändring. De flesta i dagens organisationer har dessutom fullt upp att göra, vilket innebär att nya ambitioner känns och ses som merarbete. Då blir chefer med bristande ledarskap grymt avslöjade. Medarbetarna ställer helt enkelt inte upp.
Ledningen måste kunna kommunicera attraktiva slutmål som beskriver vad som ska åstadkommas.
Det minskar motståndet och ger nödvändig energi i genomförandet. I de flesta förändringsarbeten brukar det från början vara ungefär 20 procent med, 20 procent aktivt mot och 60 procent som avvaktar.
Dialog, tillfälle till reflektion och tillbakakoppling är därför avgörande. I princip alla vill göra ett bra jobb. Nya krav oroar dock många, vilket skapar motstånd mot förändring och utveckling. Alla är inte heller lämpade i en tänkt framtida roll. Dessa måste antingen få extra stöd eller hjälpas till ett annat arbete inom eller utom organisationen. Chefer måste ha mod och kompetens att leda, fördela, bidra till utveckling och när så krävs avveckla medarbetare.
Människor har olika förutsättningar och måste behandlas därefter. De som inte är engagerade i processen är i bästa fall passiva - i värsta fall motarbetar de.
Utbildning och träning ska därför anpassas till individens förutsättningar både när det gäller tid och resurser. Utvecklingen går fort och generationsskillnader får heller inte negligeras. Människors olika utgångspunkter ska inte skapa onödiga konflikter. Det är överhuvudtaget slöseri med resurser att ge alla samma medicin. Därför ska också utbildning och träning ha tydliga mål och åstadkomma tänkt kompetens, vilket förutsätter analys av individens förutsättningar och ambitioner.
Förändringsprocesser tar tid och blir sällan bra från början och bortförklaringarna är många. Man har inte hunnit med, saker har hänt etcetera. I det skedet prövas organisationen och ledarskapet ställs på sin spets. Har man satt för höga mål? Har tiden varit för knapp? Saknas det nödvändig utbildning och träning med mera? Nya krafttag, gediget ledarskap och ett tydligt budskap att bortförklaringar i längden inte accepteras, är det som då krävs.
Chefer måste förtjäna sitt ledarskap och kunna bryta ner övergripande mål till sina medarbetare.
Vikten av att snabbt få till en ”kritisk massa”, som understödjer arbetet, är en nyckel till framgång som inte kan överskattas. Det stora flertalet följer framgång eller motstånd, beroende på vart det lutar. När trenden väl är tydlig ökar farten – oavsett åt vilket håll. Då är det också svårt att stoppa och det vi ser inom Polisen har ingen god prognos.
De som motarbetar gör det oftast för att de inte förstått och/eller accepterat målet med förändringsarbetet eller av rädsla för att inte klara framtida krav. Ledarskap handlar om att få medarbetare att känna delaktighet och engagemang, men handlar också om att ha mod att fatta beslut om utveckling eller avveckling när det inte fungerar.
Utan klara kommunicerade mål på varje nivå skapas en ”aktivitetsdriven” organisation, där det blir viktigare att bara göra saker rätt istället för att göra rätt saker rätt.
Det som fungerar i Ystad kanske inte fungerar ens i Malmö och vice versa. Därför får aldrig regler, rutiner och processer vara mål för verksamheten.
Förr gick det att dela ut enbart arbetsuppgifter som förväntades utföras till punkt och pricka. Det fungerar inte bland medarbetare i dagens komplexa organisationer som vill förstå sin roll, känna delaktighet och ta eget ansvar.
Ledarskap är en nödvändig framgångsfaktor. Förmågan att kommunicera mål och förväntningar på ett attraktivt sätt är i en komplex verklighet helt avgörande. Vissa chefers övertro på kontroll och mätmetoder, missriktad aktivitetsiver och en okunskap om vad som attraherar människor i en organisation är avgörande verksamhetshinder. Medarbetarrollen har dessutom utvecklats och kräver allt högre kompetens och eget ansvarstagande. De chefer som inte klarar av att leda den sortens medarbetare ska hjälpas till tjänster utan personalansvar. I annat fall riskerar man att snabbt förstöra en organisation. Är det vad som sker inom Polisen idag och hur ser det ut inom Landstingen?
Hans G Karlsson
Förändringsakademin AB