Docent Johan Tralau har i en artikel i UNT (26/8) väckt frågan om donatorers förtroende för kulturarvsinstitutioner och särskilt pekat på ett beklagligt misstag, som Uppsala universitetsbibliotek gjort. Saken rör en donerad samling dedikationsexemplar, som hans morfar Arvid Fredborg mottagit från i vissa fall internationellt kända författare. Orsaken till felet i bibliotekets handläggning av donationen har en mera komplicerad bakgrund än vad som framgår av artikeln.
Redan under sin livstid önskade Arvid Fredborg donera sitt värdefulla personarkiv till Uppsala universitetsbibliotek, och en del av det överlämnades också då. Samtidigt fick biblioteket en stor boksamling med främst politisk och biografisk litteratur. Principerna för mottagande av böcker respektive personarkiv skiljer sig radikalt. För boksamlingar förbehåller vi oss alltid rätten att gallra. Ett personarkiv däremot innehåller i regel unikt material i form av bland annat dagböcker, manuskript, PM, tjänstekorrespondens och personliga brev. I sådant material gallras i stort sett inget, men ett omfattande arbete läggs ned på att ordna samlingen rationellt, så att forskare kan få nödvändig överblick för att hitta eftersökt material i samlingen.
Efter Arvid Fredborgs bortgång har hans efterlevande inte haft någon erinran mot hur hans personarkiv omhändertagits av biblioteket. De beslöt att också kvarvarande material av det slaget skulle överlämnas hit. I samband med att tjänstemän från handskriftsenheten hämtade denna återstående del väcktes frågan, om det fanns intresse också för en särskild dedikationssamling, oförtecknat förvarad i 24 papperskassar. Eftersom den vid sidan av bevarad korrespondens kunde tänkas ge vissa upplysningar om Arvid Fredborgs vittförgrenade kontaktnät, hitfördes även denna boksamling.
En samling av dedicerade böcker låg inte under handskriftsenhetens ansvar, och då skedde en olycklig hantering i det att dessa papperskassar utan genomgång ställdes upp på ett bokmagasin intill den vid det laget noggrant genomgångna ursprungliga bokdonationen. De för boksamlingarna ansvariga förefaller inte ha fått några närmare instruktioner om kassarnas innehåll. Själv var jag omedveten om den delen av Fredborgsdonationen.
Eftersom den ursprungliga bokdonationen visade sig innehålla en stor mängd dupletter och annat, som biblioteket inte avsåg att behålla, erbjöds en antikvariatsbokhandlare att bland det gallringsbara köpa vad han önskade. Han visade vid sitt besök också intresse för innehållet i papperskassarna med dedicerade böcker. Visserligen felaktigt men på grund av kommunikationsmisstaget mellan enheterna begripligt utgick bokansvariga från att också dessa böcker ingick i vad som kunde försäljas.
När jag långt senare kontaktades av de efterlevande, svävade jag i villfarelsen att försålda dedikationsexemplar ingått bland de ursprungligen av Arvid Fredborg själv donerade böckerna. När det rätta förhållandet uppdagades, att det handlade om två skilda gåvor, kontaktade jag genast antikvariatsbokhandlaren, som lojalt och med en stor arbetsinsats samlade ihop och återlämnade till biblioteket vad som inte i mellantiden försålts av honom. Dessa böcker - de allra flesta - har de efterlevande sedermera fått tillbaka. Jag har muntligt och skriftligt vid upprepade tillfällen framfört bibliotekets uppriktiga beklagande över det inträffade, vilket godtagits.
Återstår så frågan om de vidaresålda dedikationsexemplaren. Det rör sig enligt antikvariatsbokhandlarens minnesbild om ett tiotal böcker. Jag utlovade att biblioteket skulle göra allt som gick för att köpa tillbaka dem. Det förutsatte dock att antikvariatsbokhandlaren kunde ange vem som köpt vad. Det visade sig då att rutinerna för nätförsäljning av antikvariska böcker bygger på ett kontinuerligt föränderligt datasystem. När en transaktion är slutförd, försvinner posten från databasen. Köparen kan endast spåras, om man har tillgång till ett identifikationsnummer. Men det numret raderas efter fullbordad försäljning. Det sparas inga statiska versioner av databasens utseende vid skilda tidpunkter. Vi befann oss alltså i ett läge, där köparna inte kunde spåras, vilket jag underrättade Johan Tralau om i våras.
Ingen fullständig garanti kan ges att en kulturarvsinstitution inte någon enstaka gång begår ett misstag i hanteringen av gåvor. Rent organisatoriskt skall det dock inte kunna ske samma oklarheter i kommunikationen mellan olika enheter i universitetsbiblioteket. Vi har numera en mycket tydligare samordning av det som rör kulturarvet, och risken att donationer skall "falla mellan stolarna" är minimerad. Det som inträffade med den fredborgska dedikationssamlingen var en mycket beklaglig engångshändelse. Den allra största delen av misstaget har reparerats genom antikvariatsbokhandlarens medverkan till att flertalet böcker har kunnat återlämnas till givarna.