Socialförvaltningen har i höst bytt system för journalföring och dokumentation, vilket också berör avgiften för enskilda brukare. Personer som har hemtjänst, bor på särskilt boende eller har trygghetslarm i hemmet får i dagarna tredubbla fakturor med posten.
– Vi är osäkra på vad som hänt. Socialförvaltningen har lämnat rätt fil till ekonomikontoret, men det är vid inläsningen på väg till faktureringen som något blivit fel, säger Carina Kumlin som är vård- och omsorgschef.
Fakturorna är i det närmaste identiska, men har olika fakturanummer. Kommunen räknar med en del samtal från oroliga invånare när tre närmast identiska fakturor dimper ned i dagarna. Carina Kumlin beklagar besväret. Endast en faktura ska betalas, övriga kan slängas. Maxavgiften för hemtjänsten är drygt 2 000 kronor, vilket betyder att den brukare som inte upptäcker att det handlar om dubbletter av samma faktura i månadsskiftet kan råka betala flera tusen kronor för mycket.
– Det här är verkligen väldigt olyckligt. Jag vet hur svårt det kan vara för äldre personer med fakturor, många kan bli oroliga, säger Carina Kumlin och poängterar att om någon betalar dubbelt eller tredubbelt kommer kommunen att betala tillbaka.
– För den som betalar med autogiro ska det bara dras en gång. Vi gör också extra kontroller och betalar tillbaka löpande.
Hur snart då?
– Det handlar om dagar i så fall.
Lena Mattsson vid Östhammars kommuns ekonomikontor vet inte heller vad felet beror på. Antingen har misstag skett hos den externa leverantören eller så är det något i kommunens eget system som gör att fakturorna inte lästs över alls, och sedan lästs dubbelt. Nu måste 2 000 fakturor makuleras manuellt i systemet med konsulthjälp. Vem som får betala för extraarbetet är ännu oklart.
– Socialförvaltningen har ett nytt ärendehanteringssystem och förra månaden var första gången det användes. Då blev det också strul, men det löste sig innan fakturorna skickades till print. Både vi och vår leverantör trodde att det skulle fungera på rätt sätt den här gången.
Vad ska ni göra för att undvika felet framöver?
– Vi vill ha en förklaring från leverantören så att vi får ordning på det här till nästa körning. De har antingen hämtat filen på fel ställe, eller så har filen legat kvar när den använts så att jobbet gått igen. Det krävs en utredning för att ta reda på vad som hänt, säger Lena Mattsson.