Projektet skulle ge kommunens politiker och allmänheten ett bättre system för distribution och hantering av handlingar och dokument inför beslut som tas i nämnder och styrelser. Men projektet fick avbrytas på halva vägen.
– Vi upptäckte att det vi köpt in inte skulle fungera för den organisation vi har inom Uppsala kommun. Den är för omfattande och systemet skulle inte klara att gemensamt distribuera handlingar på ett så effektivt sätt som vi ville, säger it-chef Catrin Ditz.
Varför kontrollerade ni inte det innan ni köpte systemet?
– Det var inte helt lätt. Så här i efterhand kan vi konstatera att vi skulle varit mer precisa i den kravspecifikation som vi gjorde vid upphandlingen. Sedan var det också så att systemet inte fullt ut höll vad man lovat. Det skulle anpassas för Uppsala kommun. Jag anser att båda parter hade ett ansvar. Då valde vi att avsluta i stället för att gå vidare.
För det brutna kontraktet tvingas kommunen alltså betala 450 000 kronor till it-konsulten Visma Consulting AB. Hur mycket systemet skulle kostat att införa fullt ut är oklart.
– Det är svårt att svara på. Jag anser att det var bra att vi tog oss ur avtalet. Det skulle införas i flera steg. Det hade blivit betydligt dyrare och vi hade inte fått ett bra system, säger Catrin Ditz.
Något nytt system är inte på gång i dagsläget. Men det kan komma i framtiden.
– Vi håller på att skapa en ny organisation för kommunens it-verksamhet. I det arbetet ingår att bygga upp ett effektivare system för hantering av handlingar till förtroendevalda och allmänhet.