Kommunens revisorer har granskat hur kommunen sköter den interna kontrollen när det gäller hanteringen av avtal med externa leverantörer. Svaret är att kontrollen inte är tillräcklig. Granskningen visar att det finns ett stort antal avtal som inte satts in i kommunens avtalsdatabas. Det gör att registret inte är aktuellt. Det finns också avtal där avtalstiden löpt ut. Vissa avtal är äldre än fyra år. Det strider mot lagen om offentlig upphandling, LOU.
Lars Olof Lindell (S) som är ordförande för kommunens revisorer är kritisk.
– Om kommunen ska ha ett register över sina avtal så måste det uppdateras så att det är aktuellt. Det har kommunen inte skött särskilt bra och det har lett till att inköp görs som strider mot LOU, säger han.
Exemplen är flera. När avtalsregistret för kontoret för hälsa, vård och omsorg, HVK, granskades så hittades fyra leverantörer som sades vara upphandlade men som inte fanns med i avtalsregistret. Från en leverantör hade inköpts gjorts för 1,3 miljoner kronor - troligt brott mot LOU.
För två leverantörer som ska ha avtal med kontoret för barn, ungdom och arbetsmarknad, UAK, hittade granskarna inget förfrågningsunderlag. Från dem ska ändå inköp ha gjorts för över 1,35 miljoner kronor. Hos två andra leverantörer hade kommunen gjort inköp för över två miljoner kronor trots att upphandling fortfarande pågick - ett brott mot LOU.
Av 1055 granskade avtal hade 60 stycken en avtalstid längre än fyra år. Det strider också mot LOU.
– Risken är att man använder sig av felaktiga avtal eller av avtal som gått ut om inte registret uppdateras. Det gör att kommunen kan göra inköp till priser som är sämre än de man skulle fått om man handlat upp för de avtal som faktiskt gäller. Dessutom kan ju kommunen råka ut för krav på skadestånd från en leverantör som vunnit den senaste upphandlingen om inköp görs från gamla avtal med andra leverantörer, säger Lars-Olof Lindell.
Kommunen kommer nu att se över sina rutiner. I ett svar till kommunrevisionen från kommunalrådet Marlene Burwick (S) har nya rutiner införts som innebär att ett avtal som löpt ut automatisk tas bort ur databasen för avtal. Arbetssätt, organisation och finansiering vid kommunens upphandlingsenhet ska ses över och nuvarande upphandlingspolicy ska göras om.
– I och med att man tar upp och börjar jobba med frågorna finns goda möjligheter att rätta till problemen. Det är en bra början, säger Lars-Olof Lindell.