Flyttfirman tvingas betala tillbaka 5 miljoner kronor till Uppsala kommun. Bilden är en genrebild.
År 2023 skärpte Uppsala kommun kontrollen av fakturor från företag man anlitar. Ett av de första fallen där det blev napp gäller en Uppsalabaserad flyttfirma.
– Vi upptäckte att de hade tagit betalt för sådant som kommunen inte beställt. Vi hade bland annat betalat för servicebilar, trots att det enligt avtal skulle ingå i priset, säger kommunens upphandlingschef Helena Sköld Lövgren.
Nyligen blev det klart att flyttfirman tvingas betala tillbaka 5 miljoner kronor. Men beloppet hade kunnat bli betydligt högre.
– Om vi inte upptäckt felen skulle kommunen under den återstående avtalsperioden ha betalat ut ytterligare cirka 6 miljoner kronor, säger Helena Sköld Lövgren.
Utan kontrollerna hade alltså totalt 11 miljoner kronor av skattemedel riskerat att gå till företaget på felaktiga grunder. Det motsvarar ungefär årslönen för 15 lärare.
Trots felen valde kommunen att inte polisanmäla.
– Rättsprocesser brukar vara dyra och tar mycket tid, motiverar Helena Sköld Lövgren.
Dessutom tror hon inte att det handlar om medvetet fusk från företaget sida utan snarare om okunskap. Hennes uppfattning är att bristerna uppstått genom att företaget använde en felaktig prislista när uppgifterna matades in i datasystemet.
Enligt Helena Sköld Lövgren hade inte turerna kring flyttfirman kommit i dagen utan de utökade kontroller som kommunen införde för drygt två år sedan. Metoden används numera systematiskt och fungerar i korthet så här:
Rättsprocesser tar tid och kostar pengar. Det gör att Uppsala kommun hellre förhandlar om rättelse och återbetalning med företag som brutit mot avtal.
Sex månader efter att ett företag börjat leverera varor eller tjänster tar upphandlingsstaben stickprover och om något verkar konstigt gräver de djupare. 2024 gjordes stickprovskontroller av 97 företag (leverantörer) varav 12 resulterade i en fördjupad granskning. Utöver det upptäcktes mindre felaktigheter hos 16 leverantörer.
Arbetssättet verkar ge utdelning; under 2024 fick företagen betala tillbaka 7,2 miljoner till Uppsala kommun, och framtida felaktiga utbetalningar på drygt 12 miljoner stoppades.
Helena Sköld Lövgren började som upphandlingschef i Uppsala 2021. Arbetsmetoden som då användes handlade enligt henne mindre om kontroller och mer om att släcka bränder för att åtgärda redan uppkomna problem.
Att kommunen utökat granskningarna kan ha fått företagen att bli mer noga med sina fakturor.
– De har vaknat till. Till exempel hörde nyligen en av dem självmant av sig och berättade att de hade fakturerat 100 000 kronor för mycket.
Felen i flyttbolagets fakturor kunde ha kostat kommunen 11 miljoner, tror upphandlingschefen. Det motsvarar ungefär årslönen för 15 lärare.
Helena Sköld Lövgren har arbetat med upphandlingar i fyra kommuner och är vice ordförande i ett nätverk för 1 700 upphandlare i offentlig sektor.
– Jag tror att kommuner över hela landet råkar ut för felaktigheter i faktureringar och en del är troligen medvetet fusk. Hittills har många leverantörer kommit undan med det, men kontrollerna håller på att bli bättre.
Stänger ni av företag som överfakturerat?
– För att häva avtal måste det röra sig om till exempel allvarliga fel i yrkesutövningen och det är svårt att bevisa. I allmänhet för vi i stället en dialog och kräver rättelse, säger Helena Sköld Lövgren.
Eftersom företagen inte riskerar så hårda sanktioner, finns inte risken att de chansar och saltar sina fakturor?
– I och med att vi granskar alla ramavtal efter sex månader så är inte chansen så stor att de kommer undan med att salta fakturor.
UNT har sökt vd:n för flyttfirman, som inte vill ställa upp på en intervju.