Upphandlingsenhetens uppgift är att ansvara för genomförandet av kommunens upphandlingar. Uppsala kommun gör inköp för tre miljarder kronor om året så verksamheten är viktig, men den har inte fungerat fullt ut. Som UNT tidigare berättat har Teknik- och service leasat städmaskiner för miljonbelopp i strid med lagen om offentlig upphandling därför att väntetiden vid upphandlingsenheten periodvis varit många månader. Samtidigt har flera chefsbyten skett de senaste åren och kommunen har tvingats ta in konsulthjälp för att klara ledarskapet. Under 2015 och 2016 har 25 procent av personalstyrkan slutat och ytterligare tre personer har sagt upp sig under hösten. I en enkätundersökning som gjordes vid enheten i juni i år uppgav 45 procent att de upplevde att de inte hade något inflytande över sitt jobb och att de upplevde arbetet som mycket negativt.
– Köerna har varit långa men vi har kortat dem. I dag har vi runt 50 ärenden i kö och vi har anlitat fem konsulter som arbetar deltid och hjälper oss att beta av upphandlingarna. Så vi anser att läget är under kontroll nu, säger upphandlingschef Susanne Afzelius.
I början av 2015 gjordes en stor kartläggning över hur stort det samlade behovet av upphandlingshjälp från kommunens olika förvaltningar var.
– Man kom fram till nästan 180 ärenden. Men vi har arbetat aktivt med att upphandla utifrån helhetslösningar, se över det verkliga behovet och även använt oss mer av ramavtal än tidigare. Vi har även fyra nya upphandlare som snart ska börja. Då kommer vi att vara totalt 20 stycken, inklusive mig själv.
Vad är din förklaring till personalens missnöje?
– Jag började för tre månader sedan och har tyvärr svårt att svara på frågan. Men jag har full respekt för de som inte anser att det fungerat. En anledning till att folk slutar kan vara att efterfrågan på personal med upphandlingskompetens är stor. Det är lätt att byta jobb. De tre som slutar nu går till karriärmässigt bättre arbeten, säger Susanne Afzelius.
Christoffer Nilsson, som är chef för kommunledningskontoret, tror att den omorganisation som kommunen gjort de senaste åren har skapat turbulens. Tidigare sköttes upphandlingen både av upphandlingsstrateger ute på förvaltningarna och via en mindre upphandlingsenhet. De riktigt stora upphandlingarna sköttes av kommunledningskontoret.
– Under 2015 centraliserade vi upphandlingsverksamheten i Uppsala kommun och förde samman medarbetare från sex förvaltningar i en gemensam enhet på kommunledningskontoret. Det har skapat en del friktioner mellan olika chefer vilket är naturligt, säger han.
Fyra chefer har slutat sedan 2010, är inte det mycket?
– Jag delar inte den bilden. Två chefer har slutat på kort tid och gått till andra jobb och vi har ersatt dem under ett halvår med en konsult under tiden vi rekryterade en ny chef.
För att förbättra arbetssituationen vid upphandlingsenheten har Susanne Afzelius bland annat genomfört enskilda samtal med samtliga medarbetare utifrån vad som fungerar bra och mindre bra. Hon har också infört regelbundna arbetsplatsträffar och haft planeringsdagar där enheten tillsammans har satt upp vad som ska känneteckna verksamheten utåt och inåt.
– Det är jätteviktigt att medarbetarna känner att de har inflytande över sitt jobb och att de trivs på arbetsplatsen. Jag har även sett över arbetsfördelningen och vi har regelbundna team möten där vi ser över arbetsbelastningen, säger hon.
Har det lett till förändring?
– Jag tycker att det är skillnad i dag, mycket tack vare engagerade och kompetenta medarbetare. Målet är att vi ska fungera som ett bra stöd för verksamheten och har kontroll på att upphandlingarna görs på rätt sätt, säger Susanne Afzelius.