Uppsala stadsarkiv har inspekterat bland annat plan- och byggnadsnämnden för att se hur de hanterar sina handlingar, exempelvis ansökningar om bygglov.
Inkommen post kunde enligt rapporten bli liggande upp till en månad i väntan på handläggning. Handlingar i pågående ärenden hittades i några fall i högar på golvet i handläggarnas rum. Stadsarkivet betecknade förhållandena vid tillsynen som "helt oacceptabla".
Kritik riktas även mot hur inkommen post hanterades vid kommunens nya förvaltningsbyggnad på Stationsgatan nära Resecentrum, där bland annat byggnadsnämndens förvaltning håller till.
Posten förvarades öppet i hyllor på en gemensam plats vilket innebär att tjänstemän vid en kommunal myndighet kunde se handlingar som var ställd till en annan del av förvaltningen med bristande sekretesskydd som följd.
Stadsarkivet gick även igenom ett antal av byggnadsnämndens ärenden. Enligt rapporten var det i vissa fall svårt att avgöra vilka handlingar som hörde ihop och ibland saknades papper helt. En del förteckningar över handlingar var så summariska att de inte gick att följa.
Plan- och byggnadsnämnden har satt igång ett åtgärdsprogram för att komma till rätta med felen. Bland annat ska handläggarna få egna arkivskåp där akterna ska förvaras genom hela handläggningen.
Dessutom ska bygglovenhetens medarbetare i början av nästa år utbildas i hur man hanterar allmänna handlingar. Vad gäller hanteringen av inkommen post pågår diskussioner om hur förvaringen av handlingarna ska förbättras.