Det handlar om hyra av städmaskiner för skolor, idrottshallar och förvaltningar som köps in av den kommunala enheten Teknik och service. Under åren 2015 och 2016 har kommunen skrivit nära 70 kontrakt med samma leverantör utan korrekt upphandling värda drygt 5,8 miljoner kronor. Kontrakten har skrivits i omgångar och löpt på 48 månader. Vid ett tillfälle undertecknade förvaltningschef Helen Åsbrink kontrakt värda 1,7 miljoner kronor, trots att kommunen enligt lag inte får göra inköp för mer än 505 000 kronor från samma leverantör under ett år.
Andra återförsäljare av städmaskiner i branschen har reagerat på att de inte har kunnat komma in och konkurrera om kontrakten. En återförsäljare berättar att de fått beskedet att kommunen inte behöver några nya städmaskiner när de kommit med en förfrågan.
– Bara en vecka senare så har kommunen tecknat avtal om sju nya maskiner till ett hyresvärde på 325 000 kronor. De har ljugit oss rakt upp i ögonen. Vi har lagt ned jättemycket tid på det här och bara blivit förda bakom ljuset, säger han.
I ett mejl till en återförsäljare skriver en av kommunens inköpare att de gjort en så kallad direktupphandling där tre namngivna företag tillfrågats. Återförsäljaren uppger dock att han aldrig blivit kontaktad av kommunen.
Han säger också att kommunen köpt in städmaskiner utan upphandling under betydligt längre tid än två år.
– Jag har i stort sett gett upp försöken att få sälja något. Det är ingen idé när det inte går rätt till.
Ingen av återförsäljarna vill dock träda fram med namn för risken att bli svartlistad vid kommande upphandlingar.
Chefen för kommunens upphandlingsenhet, Susanne Afzelius, medger att kommunen inte följt lagen om offentlig upphandling, LOU. Hon är dock själv ny på jobbet och bollar frågan vidare till Helene Marklund som är avdelningschef vid Teknik och Service.
– Det stämmer vi har inte upphandlat enligt LOU. Vi har gjort fel. Vi upptäckte att det saknades avtal för städmaskiner för cirka ett år sedan. Men sedan dess har det varit kö vid upphandlingsenheten. De har prioriterat upphandlingar för vård och omsorg och inte hunnit med. Städmaskiner har därför prioriterats ned, säger hon.
Helen Åsbrink som själv skrivit under en rad avtal sägen att Teknik och service inte hade något att välja på när det inte fanns några upphandlade avtal.
– Vi vet att vi gjort fel men vi kunde inte låta bli att städa på våra förskolor. Därför skrev vi kontrakten. Vi är på gång med att göra en upphandling av ett ramavtal för städmaskiner nu. Den ska vara klar under hösten, säger hon.
Hur länge det saknats avtal för städmaskinerna vet varken Helen Åsbrink eller Helene Marklund.
Varför har ni valt att bara handla av ett enda företag. Det finns ju fler på marknaden?
– Vi har vänt oss till det företag som vi har erfarenhet av tidigare och som vi vet har konkurrenskraftiga priser, säger Helene Marklund.
Återförsäljarna anser dock att kommunen betalat överpriser. Hyresavtal som tecknats för fyra år med service överstiger, enligt dem, vida inköpskostnaden för en ny maskin. Kommunen kan ha betalat mellan en och två miljoner kronor för mycket, hävdar en återförsäljare.
– Nej, så är det inte, säger Helena Marklund. Vi vet att vi har gjort inköp på konkurrenskraftiga priser. Vi har tillgång till prislistor så att vi ser hur andra ligger till prismässigt.
Har det förekommit några oegentligheter i detta?
– Nej, det har det inte.
Uppsala kommun är dock beredd att betala skadestånd om det skulle behövas.
– Vi har brutit mot LOU och kan få en sanktionsavgift för det om leverantörer som känner sig orättvist behandlade väljer att vända sig till domstol. Det är vi beredda att ta, säger Helene Marklund.
Flera återförsäljare överväger att vidta åtgärder mot kommunen.